La importancia de tener una estrategia de comunicación en eventos

Tras el intenso y apasionante trabajo que realizamos en la sexta edición de Fruit Attraction, celebrada la semana pasada en Madrid, como gabinete de comunicación de uno de nuestros clientes del sector agroalimentario, ratificamos la importancia de tener una estrategia de comunicación bien definida y planificada en un evento.

fruitattraction-01Las ferias, congresos y eventos sectoriales son escenarios importantes para los negocios, ya que son lugares donde profesionales, clientes y proveedores se dan cita para mostrar lo mejor de cada uno. Millones y millones de empresas y personas pasan cada año por este tipo de eventos, llegando a cerrar contratos y negocios que por otras vías sería más complicado.

Pero ¿cómo debemos acudir a un evento así? Sin duda, con una buena estrategia de comunicación.

Una estrategia de comunicación, según el blog de Francisco Barranco, consiste en definir con claridad quiénes somos y qué ofrecemos. Nada más. Y nada menos. Así de primeras parece una tarea fácil, pero no lo es, no todas las empresas saben con claridad qué hacen y qué aportan a la sociedad.

A continuación, os describimos 5 pasos que podemos seguir para elaborar una buena estrategia de comunicación y triunfar en un evento sectorial:

1. Analizar nuestra empresa y la competencia: tenemos que examinar bien a nuestra empresa, tener claro quiénes somos, qué hacemos, en qué somos buenos y dónde tenemos nuestras debilidades; además de investigar qué hace la competencia, quiénes son nuestros clientes… Básicamente, consiste en estudiar a fondo todo lo que ocurre a nuestro alrededor en el ámbito profesional, tanto en casa como en el exterior. Además de saber quiénes somos, debemos saber cómo nos perciben y por qué.

2. Establecer unos objetivos: qué queremos conseguir en este evento: ¿captar nuevos clientes? ¿posicionarnos en el mercado? ¿establecer contactos? ¿conseguir nuevos proveedores? ¿firmar contratos? Debemos tener muy claros cuáles son los objetivos por los que asistimos a ese evento e ir a por ellos.

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3. Montar un equipo de trabajo: según los objetivos que tengamos debemos contar con un equipo u otro, con un tamaño y unas funciones bien definidas. Probablemente, tendremos que acudir a proveedores externos que nos ayuden a conseguir nuestros objetivos.

4. Pasar a la acción: una vez analizado quiénes somos y qué queremos conseguir, debemos pasar a la fase de ejecución. En esta fase estableceremos los mensajes que queremos transmitir, a través de qué canales y las acciones a seguir. Quizá sea importante, además de montar un stand, diseñar folletos, llevar merchandising y hacer networking; desarrollar un Plan de Acción de Comunicación específico para el evento, que incluya: actividades o contenidos y la cobertura mediática que facilite la difusión de todo lo que acontezca en nuestro stand y un completo Plan de Acción en Social Media, que nos ayude a contar a nuestros públicos lo que está ocurriendo en el evento: ¿por qué estamos allí? ¿qué actividades estamos realizando? ¿qué aporta nuestra participación en el evento a nuestra empresa? y lo más importante ¿qué mejoras estamos logrando para ofrecer un producto/servicio de mayor calidad a nuestros clientes? … Según los objetivos que hayamos definido, deberemos llevar a cabo unas acciones u otras.

5. Medir los resultados: una vez finalizado el evento debemos hacer balance de cómo ha ido. Debemos tener claro si se han alcanzado los objetivos o no, o quizá en qué porcentaje. Y dependiendo de los resultados podremos ver si nuestra estrategia era la acertada o no.

Evidentemente cada evento es diferente, pero todos tienen en común que hay que acudir con una estrategia bien definida para no fracasar. Tal como comentábamos en un principio, son lugares, que si los trabajamos bien, pueden generar negocio y muchísimas ventajas a nuestras empresas.

Cuando participas en un evento ¿lo haces con una estrategia de comunicación o improvisas? Cuéntanos tu experiencia 😉

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